Modul Adressen
In diesem Abschnitt wird die Anlage und Verwaltung von Adressen beschrieben
- Neue Adresse anlegen
- Bestehende Adressen durchsuchen
- Adresse anlegen
- Bankverbindungen
- Ansprechpersonen
- Weitere Adressen
- Lieferrythmen & Lieferkosten
- Tätigkeiten im Adressdetail
- Adressgruppen anlegen
- Adressen zu Gruppen
- Überblick über die Adressgruppen behalten
- neue Aufgabe anlegen
- Adressfilter
- Kundenguthaben
- Adressliste drucken
- Ettiketten drucken
- Importieren
- Exportieren
- Massendatenbearbeitung
- Adresse mit Partner verknüpfen
- Adresse mit User verknüpfen
- MailChimp anlegen
- Archivierte Adressen reaktivieren
Neue Adresse anlegen
Bestehende Adressen durchsuchen
Bevor eine neue Adresse angelegt wird, empfiehlt es sich, bestehende Adresse zu durchsuchen, ob die Adresse nicht schon existiert – der Adressname wird bei der Anlage nicht überprüft – es ist also möglich, den gleichen Adressnamen/die gleiche Adresse zwei Mal anzulegen.
Adresse anlegen
Gib den Namen der neuen Adresse im Feld NEUE ADRESSE ein und klicke danach auf neue Adresse anlegen
.
Danach können im Detailschirm notwendige Informationen zu der Adresse ausgefüllt werden.
Adressart
Im ersten Schritt muss die Adressart ausgewählt werden. Es gibt zwei mögliche Adressarten:
- Person/Familie
- Firma/Verein/Organisation
Je nach gewählter Adressart werden unterschiedliche Felder im Adressdetail angezeigt. Außerdem wird die Adresse, abhängig von der Adressart, unterschiedlich verwendet. Beispielsweise kann als Ansprechperson immer nur eine Adresse mit der Adressart Person/Familie verwendet werden. Je nach Nutzung der Adresse macht es in manchen Fällen Sinn, die Adresse einmal als Person/Familie und einmal als Firma/Verein/Organisation anzulegen. Beispielweise dann, wenn ein Einzelunternehmer (EPU) sowohl Lieferant ist und gleichzeitig als Person Teil einer Genossenschaft, die über LotzApp verwaltet wird.
Felder im Adressstamm
Abhängig von der Adressart werden unterschiedliche Felder im Adressdetail angezeigt. Außerdem existieren Felder im Adressstamm, die normalerweise deaktiviert sind, aber durch den User eingeblendet werden können. Diese sind in der folgenden Tabelle in der Spalte O(ptional) mit (X) markiert.
Feldname |
Opt. |
Funktion |
---|---|---|
Adressart | Hier kann „Person/Familie“ bzw. „Firma/Verein/Organisation“ ausgewählt werden. Die Adressart hat Einfluss auf die Felder, die darunter angezeigt werden. | |
Die erste Emailadresse, die angelegt wird, ist automatisch dunkelgrau hinterlegt. Dies kennzeichnet, dass sie für das Versenden (von z.B. Bestellungen) verwendet wird. Ist keine Email dunkelgrau hinterlegt kann dies durch Klicken der rechten Maustaste durchgeführt werden. | ||
Bemerkung | Hier können Bemerkungen als Freitext eingegeben werden (hat sonst keine Funktion) | |
Zahlungsziel (in Tagen) | für Errechnung des Zahldatums im ER Modul | |
Skonto (in %) | für Errechnung des Skontos im ER Modul | |
Suchcode | ergänzender Suchcode – es kann ein zweiter „Name“ vergeben werden, der bei den Suchfeldern in der Warenwirtschaft ebenfalls gefunden wird | |
Eintrittsdatum | (X) | Datum des Eintritts, z.B. bei Verein |
Biobetrieb | (X) | Ja/Nein |
Austrittsdatum | (X) | Wie Eintritt |
Mitgliedsart | (X) | Siehe list of values |
Bankeinzug | (X) | Ja - dann darf Bankeinzug durchgeführt werden, wird im AR Modul verwendet |
Mandatsreferenz | (X) | nur notwendig, wenn eine abweichende Mandatsreferenz verwendet werden möchte; die Standardmäßige Mandatsreferenz wird in den Stammdaten hinterlegt |
Datum des Mandats | (X) | Datum Ausstellung des Mandats |
Geburtsdatum | (X) | Geburtsdatum |
Preisliste | (X) | Standard Preisliste des Kunden, wenn leer wird der Standardpreis gezogen |
Kundennummer | (X) | Wird vom System vergeben, ist die ID des Datensatzes (nur Anzeige, kann nicht geändert werden) |
Ansprechpartner | (X) | Dieses Feld wird gelöscht – keine Funktion mehr |
Zahlungsmethode | (X) | Standard Zahlungsmethode des Kunden – muss zuerst im AR Modul angelegt werden |
Bankkonto Beleg | (X) | Wenn am Beleg ein anderes Bankkonto also das eigene „Standard Bankkonto“ (mein Bankkonto) angedruckt werden soll |
Firma | (X) | Wenn Adressart Person/Familie, kann ich eine Firma/Verein/Organisation Adresse zuordnen |
Kundenrabatt | (X) | Wird bei Belegerstellung für diesen Kunden standardmäßig gezogen |
Zahlungsart | (X) | Standard Zahlungsmethode, mit der ich den Lieferanten zahle |
adresse_ls | (X) | Es kann eine eigene Adresse für Lieferscheine hinterlegt werden (die dann im LS automatisch gezogen, aber auch geändert werden kann) jeder weitere Adresse aus dem Adressstamm kann verwendet werden (und durch DropDown Menü ausgewählt werden) |
Zahlungsziel2 | (X) | Nettozahlungsziel ohne Skonto (wenn Skonto hinterlegt ist) |
Steuerart ER | (X) | Standardsteuerart der ER (wenn Lieferant); wird auf Belegen vorgeschlagen |
Steuerart AR | (X) | Standardsteuerart der AR (wenn Kunde); wird auf Belegen vorgeschlagen |
JN1 | (X) | Freies J/N Feld, kann beliebig belegt werden |
JN2 | (X) | Freies J/N Feld, kann beliebig belegt werden |
JN3 | (X) | Freies J/N Feld, kann beliebig belegt werden |
JN4 | (X) | Freies J/N Feld, kann beliebig belegt werden |
Mindestbestellwert | (X) | Des Lieferanten – erst ab diesem Bestellwert ist eine Bestellung bei diesem Lieferanten möglich |
Lieferantennummer | hier muss eine 1 bis maximal 5-stellige Nummer vergeben werden, wenn eine EAN erzeugt werden soll | |
ar_typ | (X) | Standartmäßig werden auf Sammelrechnungen die gleichen Artikel summiert. Wenn eine Aufgliederung erwünscht ist muss das hier hinterlegt werden |
Lieferkonditionen | hier können Lieferkonditionen dem Kunden zugewiesen werden | |
Anlieferkonditionen | hier können Anlieferkonditionen dem Lieferanten zugewiesen werden | |
Regalmiete | hier kann ein Betrag für z.B. eine Regalmiete eingetragen werden | |
Verkaufsprovision | hier kann z.B. eine Verkaufsprovision eingetragen werden |
Feldname |
Opt. |
Funktion |
---|---|---|
Bankverbindungen | Durch den Button Neue Bankverbindung anlegen können mehrere IBAN und BIC Kombination als Bankverbindung angelegt werden. Nachdem man den IBAN eingetragen hat, sollte man immer eine Gültigkeitskontrolle machen. Wird das Feld rot = IBAN ist ungültig; wird das Feld grün = IBAN ist gültig | |
RFID-Karten | hier können RFID-Karten zugeordnet werden; wird für Kundenkartensysteme verwendet | |
Ansprechpersonen | Ansprechpersonen können nur angelegt werden, wenn die Adresse als "Firma/Verein/Organisation" definiert ist. Hier können alle „Person/Familie“ Adressen als Ansprechpersonen angelegt werden Ansprechperson hinzufügen . Zusätzlich kann in dem freien Feld neben der Ansprechpseron noch die Position der jeweiligen Person eingetragen werden (z.B. Geschäftsführung, Leiter Verkauf) |
|
Weitere Adressen | Es können alternative Adressen alternative Adressen anlegen angelegt werden. Diese können bei Lieferscheinen bzw. Rechnungen ausgewählt werden (parallel muss ein Parameter in der Konfiguration dazu aktiv sein). Wird verwendet, wenn eine Produzentin eine abweichende Liefer- bzw. Abholadresse hat oder mehrere Produktionsstandorte. |
|
Lieferrhythmen | Lieferrythmen können nur eingegeben werden, wenn die Adresse als "Firma/Verein/Organisation" definiert ist. Bestelltag: ist der Tag, an dem man bei dem jeweiligen Lieferanten seine Bestellung aufgeben muss; bestellen bis: ist die Zeit, bis wann man seine Bestellung spätestens aufgeben muss; Liefertage: hier wird angezeigt, wieviele Werktage es dauert bis die Ware geliefert wird; Intervall: hier kann eingetragen werden, in welchen Abständen der Lieferant liefert (Z.B. alle 2 Wochen); Gültig ab: hier kan eingetragen werden, ab wann dieser Lieferrythmus gültig ist; Gültig bis: hier kann eingetragen werden, wie lange der jeweilige Lieferrythmus gültig ist |
|
Lieferkosten | hier können die Lieferkosten hinterlegt werden; bis Betrag: bis zu dem Betrag hat man die jeweiligen Lieferkosten; Lieferkosten: hier können die jeweiligen Lieferkosten eingetragen werden; Kühlung: hier kann man noch eintragen ob bzw. wie die Ware gekühlt werden muss (keine; gekühlt; tiefgekühlt) |
Bankverbindungen
Durch Neue Bankverbindung anlegen
können mehrere IBAN und BIC Kombination als Bankverbindung angelegt werden. Nachdem man den IBAN eingetragen hat, sollte man immer eine Gültigkeitskontrolle machen. Wird das Feld rot = IBAN ist ungültig; wird das Feld grün = IBAN ist gültig
Gültig:
Ungültig:
Befindet sich die Firma/Person außerhalb der EU werden noch weitere Feld angezeigt:
Ansprechpersonen
Ansprechpersonen können nur angelegt werden, wenn die Adresse als "Firma/Verein/Organisation" definiert ist. Hier können alle „Person/Familie“ Adressen als Ansprechpersonen angelegt werden
Zusätzlich kann in dem freien Feld neben der Ansprechpseron noch die Position der jeweiligen Person eingetragen werden (z.B. Geschäftsführung, Leiter Verkauf)
Bei Personen wird in diesem Bereich dann nur die Adressen angezeigt, bei dem die jeweilige Person eine Ansprechperson ist.
Weitere Adressen
Es können auf alternative Adressen anlegen
alternernative Adressen angelegt werden. Diese können bei Lieferscheinen bzw. Rechnungen ausgewählt werden (parallel muss ein Parameter in der Konfiguration dazu aktiv sein). Wird verwendet, wenn eine Produzentin eine abweichende Liefer- bzw. Abholadresse hat oder mehrere Produktionsstandorte.
Lieferrythmen & Lieferkosten
Lieferrythmen:
Lieferrythmen können nur eingegeben werden, wenn die Adresse als "Firma/Verein/Organisation" definiert ist.
Feldname |
Opt. |
Funktion |
---|---|---|
Bestelltag | ist der Tag, an dem man bei dem jeweiligen Lieferanten seine Bestellung aufgeben muss | |
bestellen bis | ist die Zeit, bis wann man seine Bestellung spätestens aufgeben muss | |
Liefertage | hier wird angezeigt, wieviele Werktage es dauert bis die Ware geliefert wird | |
Lieferzeit | hier wird angezeigt, zu welcher Uhrzeit die Ware ca. geliefert wird | |
Intervall | hier kann eingetragen werden, in welchen Abständen der Lieferant liefert (Z.B. alle 2 Wochen) | |
Gültig ab | hier kan eingetragen werden, ab wann dieser Lieferrythmus gültig ist | |
Gültig bis | hier kann eingetragen werden, wie lange der jeweilige Lieferrythmus gültig ist |
Lieferkosten:
In diesem Bereich können Lieferkosten hinterlegt werden
Feldname |
Opt. |
Funktion |
---|---|---|
bis Betrag | bis zu dem Betrag hat man die jeweiligen Lieferkosten | |
Lieferkosten | hier können die jeweiligen Lieferkosten eingetragen werden | |
Kühlung | hier kann man noch eintragen ob bzw. wie die Ware gekühlt werden muss (keine; gekühlt; tiefgekühlt) |
Tätigkeiten im Adressdetail
Wenn man sich in einem Adressetailsatz berfindet, sind die im Folgenden beschriebenen Aktionen möglich. Aus der Adressübersicht heraus sind einige der beschriebenen Funktionen/Schirme nicht aufrufbar.
Adresstypen vergeben
Wenn man in einem Adressdetailsatz steht, können für die Adresse unterschiedliche Adresstypen vergeben werden: Kunde, Lieferant, Produzent oder Interessent. Es können auch alle 4 Adresstypen für eine Adresse gleichzeitig aktiviert sein.
Durch Klicken des jeweiligen Buttons
wird der Adresse der jeweilige Adresstyp zugeordnet.
Lieferant
Bei Klicken des Lieferanten
Buttons wird die Adresse als Lieferant aktiviert.
Wenn die Adresse als Lieferant aktiviert ist, können folgende Tätigkeit durchgeführt werden:
- Erstellung von Lieferscheinen
- Erfassen von Eingangsrechnungen
- Artikel können einem Lieferanten zugeordnet werden
- Es können Wareneingänge auf den Lieferanten verbucht werden
- Einkaufspreiswartung am Artikel
- Lieferrythmen eingeben
- Lieferkosten eingeben
Ist der Parameter buchhaltung_personenkonten_er_auto auf true gestellt, wird auch sofort eine Lieferantennummer für das BUHA Modul generiert. Ist er auf false, geschieht das nicht, die Lieferantennummer für das BUHA Modul kann dann direkt dort erzeugt werden, sobald sie benötigt wird.
Param buchhaltung_personenkonten_er_auto auf true
Param buchhaltung_personenkonten_er_auto auf false
Produzent
Der Produzent ist eine Vorstufe zum Lieferanten. Hier wird nie eine Buchhaltungsnummer generiert. Diese Einstellung für eine Adresse ist aber notwendig, um die Adresse als Produzenten bei einem Artikel zu hinterlegen.
Beispiel: Wenn ein Artikel über Biogast geliefert, aber von Sonnentor hergestellt wird, dann wird die Biogast-Adresse als Lieferant aktiviert, die Sonnentor-Adresse als Produzent. So können die Stammdaten im Buchhaltungsmodul möglichst sauber gehalten werden und es kann zu weniger Fehlern bei der Rechnungserfassung und -bearbeitung kommen (es kann mit dieser Einstellung nicht passieren, dass unabsichtlich eine Eingangsrechnung an Sonnentor direkt bezahlt wird, da Sonnentor nur als Produzent angelegt ist).
Kunde
Bei Klicken des Kunden
Buttons wird die Adresse als Kunde aktiviert.
Wenn die Adresse als Kunde aktiviert ist, können folgende Tätigkeit durchgeführt werden:
- Erfassen von Angeboten, Lieferscheinen
- Buchung von Warenbewegungen (normalerweise Warenausgang)
- Ausgangsrechnungen direkt auf einen Kunden
- Erfassen von kundenindividuellen Preisen
Ist der Parameter buchhaltung_personenkonten_ar_auto auf true gestellt, wird auch sofort eine Kundennummer für das BUHA Modul generiert. Ist er auf false, geschieht das nicht, die Kundennummer für das BUHA Modul kann dann direkt dort erzeugt werden, sobald sie benötigt wird.
Interessent
Der Interessent ist eine Vorstufe zum Kunden. Hier wird nie eine Buchhaltungsnummer generiert. Diese Einstellung für eine Adresse ist aber notwendig, um beispielsweise Angebote im Angebots-Modul zu erstellen. Erst wenn der Interessent das Angebot annimmt, wird er als Kunde aktiviert.
So können die Stammdaten im Buchhaltungsmodul möglichst sauber gehalten werden und es kann zu weniger Fehlern bei der Rechnungserfassung und -bearbeitung kommen (es kann mit dieser Einstellung nicht passieren, dass unabsichtlich eine Ausgangsrechnung an einen Interessenten ausgestellt wird, da dieser noch nicht als Kunde angelegt ist).
Adressen zu Adressgruppen zuordnen
Die Adresse kann zu beliebig vielen Adressgruppen zugeordnet werden.
Im Adressdetail werden alle verfügbaren Adressgruppen auf der rechten Seite angezeigt, durch Klicken der jeweiligen Adressgruppe kann die Adresse der Gruppe zugeordnet werden (dann ist die Adressgruppe grün hinterlegt) bzw. nicht zugeordnet werden. Durch mehrmaliges Klicken kann zugeordnet bzw. entfernt werden (Adressgruppe grün hinterlegt/ oder eben nicht).
Adressgruppen anlegen
Um die angelegten Adressen strukturieren zu können, gibt es die Möglichkeit, mit Adressgruppen zu arbeiten. Es können beliebig viele Adressgruppen angelegt werden.
Adressgruppendetails
Mit B
Bearbeiten kann in die Adressgruppendetails eingestiegen werden. Hier sind einige wenige Einstellungen durchführbar.
Feldname | Funktion |
---|---|
Adress-gruppe | Ist der Name der Adressgruppe |
Preisliste | Ist der Name der Preisliste, die für diese Adressgruppe gültig ist. |
Farbe | Hier kann eine Farbe als Hexcode (bzw. gültig in html5) eingegeben werden. Diese wird beim Druck diverser Listen und in manchen LotzApp Schirmen verwendet |
Adressen zu Gruppen
Um den Überblick nicht zu verlieren, kann über den Menüpunkt Adressen zu Gruppen
angezeigt werden, welche Adressen pro Gruppe zugeordnet sind bzw. können Adressen zu Adressgruppen zugeordnet werden.
Auf der rechten Seite im Schirm kann eine existierende Adressgruppe ausgewählt werden – diese ist dann grün hinterlegt. Gleichzeitig werden dann in der Adressübersicht alle Adressen grün markiert, die der Adressgruppe momentan zugeordnet sind. Durch Klicken auf eine Adresse kann diese der Adressgruppe zugeordnet werden (grün hinterlegt) oder aus der Adressgruppe entfernt werden (nicht mehr grün hinterlegt).
Überblick über die Adressgruppen behalten
Die Anzahl der Datensätze = Adressen pro Adressgruppe wird oberhalb der Adressgruppen angezeigt. So kann der Überblick behalten werden, wie viele Adressen in jeder Adressgruppe enthalten sind.
Will man wissen, ob eine Adresse in mehreren Adressgruppen zugeordnet ist, kann dies über das Adressdetail überprüft werden.
neue Aufgabe anlegen
Diese Funktion kann nur verwendet werden, wenn das Aufgabenmodul aktiviert ist - wird dementsprechend auch als Teil des Aufgaben-Moduls dokumentiert.
Grundsätzlich kann hier eine Aufgabe einer Adressgruppe zugeordnet werden (z.B.: Kundenakquise - 5 Aufgaben jedem Kunden zuordnen).
Adressfilter
Es können Adressfilter angelegt werden wie beispielsweise „Alle Lieferanten“ oder ein PopUp, wo ein „spezifisches Jahr“ zur Suche eingegeben werden kann. Normale Benutzer können nur den Filternamen anlegen.
Die Logik des Filters muss individuell im Hintergrund programmiert werden. Wenn sie Filter benötigen wenden sie sich bitte an Emanuel Becherer emanuel.becherer@lotzapp.org.
Kundenguthaben
Kundenguthaben kommen in der Regel aus Kassen und Onlineshops. Anfangsbestände oder Veränderungen können aber durch einen Klick auf Kundenguthaben
manuell eingegeben werden:
Um ein Kundenguthaben anzulegen gibt man zuerst im Feld "Betrag" das gewünschte Guthaben ein. Danach wählt man noch die Adresse aus, für den das Guthaben angelegt werden soll und bei "Belegdatum" gibt man das Datum ein für den eine AR erstellt werden soll.Nun klickt man noch auf Guthaben anlegen
:
Nun wurde das Kundenguthaben angelegt:
Durch einen Plusbetrag kann das Guthaben aufgefüllt werden und durch Eingabe eines Minusbetrages kann es wieder verringert werden:
Im Modul AR sieht man nun, dass automatisch ein Beleg erstellt wurde. Das Guthaben ist aber sofort ab dem Zeitpunkt verwendbar, wo es angelegt wurde:
Adressliste drucken
Alle Adressen, die im Übersichtsschirm angezeigt werden, werden in einer eigenen Liste angezeigt. Diese Liste kann aus dem Browser heraus gedruckt bzw. als pdf gespeichert werden (Die Liste ist für die Speicherung als pdf optimiert).
Ettiketten drucken
Druckt eine Liste aller Adressen die gerade im Schirm angezeigt werden im Etikettenformat. Ein neues Fenster wird geöffnet, die hier angezeigten Seiten können direkt aus dem Browser heraus gedruckt werden. Je nach den Möglichkeiten der verfügbaren Drucker können unterschiedliche Formatierungsmöglichkeiten für den Druck ausgewählt werden (z.B.: Hoch-/Querformat).
Das Format für die Etikettenvorlage (Seitenränder, Anzahl) muss einmal konfiguriert werden.
Möchte man nur von einer bestimmten Adresse ein Etikett, dann gibt man den Namen im Suchfeld ein:
Beispiel:
Sind bereits einige Etiketten auf dem Etikettenbogen verbraucht, kann durch Eingabe einer Zahl bestimmt werden, bei welchem Etikett der Druck startet.
Beispielsweise: Eingabe von 6 dann, wenn die ersten 5 Etiketten auf dem Bogen schon verbraucht sind, fängt die Listenanzeige/der Druck beim 6sten Etikett auf dem Bogen an (Zählung am Etikettenbogen von rechts oben nach links unten)
Importieren
Beim Import muss darauf geachtet werden, dass der richtige Fileaufbau verwendet wird. Der Fileaufbau ist derselbe wie beim Exportfile.
Tipp: wenn sie den Fileaufbau nicht kennen, exportieren sie zuerst beliebige Daten. Löschen sie die Datensätze und verwenden das nun „leere“ File mit den Spaltenüberschriften zur Erstellung des Importfiles.
Xxxx aber beim Export sehr sehr viele Spalten – wie finde ich heraus, welche Spalten verpflichtend sind?
ACHTUNG: Jeder Datensatz hat eine eindeutige ID in der ersten Spalte des Import. bzw. Exportfiles. Bleibt diese Spalte im Importfile leer, werden neue Datensätze angelegt. Ist diese Spalte befüllt, wird der Datensatz mit der korrespondierenden ID durch den Inhalt der Zeile aktualisiert, es wird kein neuer Datensatz angelegt.
Sollen als viele Datensätze auf einmal geändert werden, sollten zuerst alle Datensätze exportiert werden und dann im Exportfile geändert werden. die zweite Möglichkeit ist die Massendatenpflege, die direkt in LotzApp stattfindet, aber auf bestimmte Felder beschränkt ist.
Lieferantendateien (Listen):
Alle Feldnamen müssen KLEIN geschrieben werden (einzige Ausnahme: UID)!
Feldname |
Opt. |
Funktion |
---|---|---|
lieferantenkonto | sind 5 oder 6-stellige Nummern; beginnen immer mit der Nummer 3 "-1" = es wird automatisch ein Konto vergeben "-2" = es wird kein Konto vergeben; Lieferanten werden nur als "Lieferant" definiert WICHTIG: Möchte man bereits bestehende Adressen nur aktualisieren, gibt man in diesem Feld die Nummer der bereits bestehenden Adresse ein, dann wird die Adresse mit den neuen Daten der Import-Datei aktualisiert und nicht nochmal neu angelegt. |
|
kundenkonto | sind 5 oder 6-stellige Nummern; beginnen immer mit der Nummer 2 "-1" = es wird automatisch ein Konto vergeben "-2" = es wird kein Konto vergeben; Kunden werden nur als "Kunde" definiert WICHTIG: Möchte man bereits bestehende Adressen nur aktualisieren, gibt man in diesem Feld die Nummer der bereits bestehenden Adresse ein, dann wird die Adresse mit den neuen Daten der Import-Datei aktualisiert und nicht nochmal neu angelegt. |
|
typ | Firma wird mit "0" definiert; Personen werden mit "1" definiert | |
name | Firma; bei Personen wird dieses Feld für den Nachnamen genutzt | |
name2 | Vorname; Namenszusatz | |
titel | Titel der jeweiligen Person | |
anrede | Herr, Frau,.. | |
land | 1 = Österreich; 2 = Deutschland,.. (Wird eine Liste mit allen Ländern benötigt, dann melde dich kurz bei deinem LotzApp-Betreuer) |
|
plz | Postleitzahl | |
ort | ||
anschrift | Straße + Hausnummer | |
telefon | in diesem Feld können beliebig viele Telefonnummern eingetragen werden WICHTIG: die einzelnen Nummern müssen mit einem Komma getrennt werden; Formatierung ist egal |
|
in diesem Feld können beliebig viele E-Mail Adressen eingetragen werden WICHTIG: die einzelnen Adressen müssen mit einem Komma getrennt werden |
||
UID | UID-Nummer | |
homepage | Website | |
text1 | hier können Anmerkungen eingetragen werden | |
fax | Fax | |
kdnr | Kundennummer/Mitgliedsnummer | |
geburtsdatum | Geburtsdatum kann wie folgt eingegeben werden: yyyy-mm-dd oder dd.mm.yyyy |
|
gruppe | Adressgruppe - hier kann die Ziffer einer bestehende Gruppe eingetragen werden oder der Name einer Gruppe die neu angelegt werden soll | |
lfbis | LFBIS Nr. | |
suchcode | Suchcode | |
lfnr | Lieferantennummer |
Die Datei muss immer als CSV abgespeichtert werden.
- Zeichensatz: Unicode (UTF-8)
- Feldtrenner: Strichpunkt ";"
Exportieren
Die ausgewählten Daten können exportiert werden. Beim Export wird ein csv-File erstellt.
Tipp: Das Format des Export-Files kann als Vorlage verwendet werden, um Daten zu importieren.
Feldname |
Opt. |
Funktion |
---|---|---|
ID | ID der Adresse | |
name | Nachname | |
name2 | Vorname | |
anrede | Anrede | |
titel | Titel | |
anschrift | Adresse | |
land | Land | |
plz | Postleitzahl | |
ort | Ort | |
UID | UID-Nummer | |
telefon | Telefon | |
fax | Fax | |
homepage | Website | |
text1 | Bemerkung | |
IBAN | IBAN | |
BIC | BIC | |
zahlungsziel | ||
skonto | ||
kunde | Kundennummer | |
lieferant | Lieferantennummer | |
suchcode | ||
eintrittsdatum | Datum des Eintritts | |
bankeinzug | Bankeinzug Ja/Nein | |
austritt | Austrittsdatum | |
geburtsdatum | Geburtsdatum | |
vk | Preisliste | |
kdnr | Kundennummer | |
zahlungsmethode | Zahlungsmethode | |
zahlungsart | Zahlungsart | |
lfnr | ||
kommission | Kommission | |
lieferkondition2 | ||
lieferkondition | Lieferkonditionen | |
steuerart_er | Steuerart Eingangsrechnung | |
steuerart_ar | Steuerart Ausgangsrechnung | |
text_lieferant | Text Lieferant | |
kommission | Regalmiete | |
kommission_prozent | Verkaufsprovision |
Massendatenbearbeitung
Es besteht die Möglichkeit, für alle Adressen gleichzeitig Änderungen bei bestimmten Feldern vorzunehmen. Die zu ändernden Felder können im Dropdown Menü ausgewählt werden.
Durch klicken des Buttons Massendatenbearbeitung
öffnet sich ein neues Fenster, in dem die existierenden Informationen angezeigt werden, im Feld daneben werden die existierenden Informationen nochmal angezeigt, können aber überschrieben werden.
Adresse mit Partner verknüpfen
Möchte man Mandanten miteinander verknüpfen, so kann der Button Adresse mit Partner vernüpfen
verwendet werden.
Damit die Adresse mit dem Partner verknüpft werden kann, muss zuerst die Adresse des Partners angelegt werden. Hierbei ist es wichtig, dass folgende Felder genau mit dem Mandanten übereinstimmen:
- Name
- Adresse
- Ort
- PLZ
- Land
Nachdem man die Adresse angelegt hat klickt man nun auf Adresse mit Partner verknüpfen
:
Nun erhält der Partner eine Anfrage. Diese sieht man im Modul Stammdaten. Durch klick auf ✓ kann man die Anfrage bestätigen:
Sobald der Partner die Anfrage bestätigt hat, scheint dies im Modul Stammdaten auf:
Adresse mit User verknüpfen
Bestehende LotzApp User Accounts können mit der Adresse in der Adressdatenbank verknüpft werden. Dadurch kann dieser User z.B. auf die Lagerstände dieses Lieferanten zugreifen.
Hierzu gibt man die jeweilige Adresse im Feld "E-Mail-Adresse" ein und klickt danach auf Adresse mit User verknüpfen
Alle Adressen die verknüpft wurden werden über dem Feld angezeigt
MailChimp anlegen
Um einen Kontakt an MailChimp übergeben zu können, muss das Feld "Newsletter" auf "Ja" gestellt sein:
Nun muss als erstes ein API Key angelegt werden:
Für den API key wird zustätzlich die Audience ID benötigt:
Nun kann der API key und die Audience ID unter Stammdaten im Feld "Mailchimp" eingetragen werden:
API key eingeben - Doppelpunkt (:) - Audience ID eingeben
z.B. 15141912fe5577542c0542d80eb2523b-us14:204f4f07f4
Nun klickt man im Modul "Adressen" auf Mailverteiler
:
Danach auf Verteiler aktualisieren
:
Archivierte Adressen reaktivieren
Möchte man bereits gelöschte bzw. unabsichtlich gelöschte Adressen wieder reaktivieren, so geht man wie folgt vor:
Adressen können mit X
gelöscht werden:
Möchte man dies nun wieder Rückgängig machen, wählt man rechts den Filter Archivierte Adressen
aus:
Nun werden alle gelöschten Adressen angezeigt:
Nun klickt man auf B
bei der Adresse die man wieder reaktiveren möchte:
Nun scrollt man ans Ende der Seite, hier findet man nun den Button Adresse reaktivieren
. Klickt man darauf wird die Adressen nun wieder reaktivert und im Adressstamm angezeigt: