Modul Adressen

In diesem Abschnitt wird die Anlage und Verwaltung von Adressen beschrieben

Neue Adresse anlegen

Neue Adresse anlegen

Bestehende Adressen durchsuchen

Bevor eine neue Adresse angelegt wird, empfiehlt es sich, bestehende Adresse zu durchsuchen, ob die Adresse nicht schon existiert – der Adressname wird bei der Anlage nicht überprüft – es ist also möglich, den gleichen Adressnamen/die gleiche Adresse zwei Mal anzulegen.

Neue Adresse anlegen

Adresse anlegen

Gib den Namen der neuen Adresse im Feld NEUE ADRESSE ein und klicke danach auf neue Adresse anlegen.

Danach können im Detailschirm notwendige Informationen zu der Adresse ausgefüllt werden.

Adressart

Im ersten Schritt muss die Adressart ausgewählt werden. Es gibt zwei mögliche Adressarten:

Je nach gewählter Adressart werden unterschiedliche Felder im Adressdetail angezeigt. Außerdem wird die Adresse, abhängig von der Adressart, unterschiedlich verwendet. Beispielsweise kann als Ansprechperson immer nur eine Adresse mit der Adressart Person/Familie verwendet werden. Je nach Nutzung der Adresse macht es in manchen Fällen Sinn, die Adresse einmal als Person/Familie und einmal als Firma/Verein/Organisation anzulegen. Beispielweise dann, wenn ein Einzelunternehmer (EPU) sowohl Lieferant ist und gleichzeitig als Person Teil einer Genossenschaft, die über LotzApp verwaltet wird.

Felder im Adressstamm

Abhängig von der Adressart werden unterschiedliche Felder im Adressdetail angezeigt. Außerdem existieren Felder im Adressstamm, die normalerweise deaktiviert sind, aber durch den User eingeblendet werden können. Diese sind in der folgenden Tabelle in der Spalte O(ptional) mit (X) markiert.

Feldname
Opt.
 Funktion
Adressart Hier kann „Person/Familie“ bzw. „Firma/Verein/Organisation“ ausgewählt werden. Die Adressart hat Einfluss auf die Felder, die darunter angezeigt werden.
E-Mail Die erste Emailadresse, die angelegt wird, ist automatisch dunkelgrau hinterlegt. Dies kennzeichnet, dass sie für das Versenden (von z.B. Bestellungen) verwendet wird. Ist keine Email dunkelgrau hinterlegt kann dies durch Klicken der rechten Maustaste durchgeführt werden.
Bemerkung Hier können Bemerkungen als Freitext eingegeben werden (hat sonst keine Funktion)
Zahlungsziel (in Tagen) für Errechnung des Zahldatums im ER Modul
Skonto (in %) für Errechnung des Skontos im ER Modul
Suchcode ergänzender Suchcode – es kann ein zweiter „Name“ vergeben werden, der bei den Suchfeldern in der Warenwirtschaft ebenfalls gefunden wird
Eintrittsdatum (X) Datum des Eintritts, z.B. bei Verein
Biobetrieb (X) Ja/Nein
Austrittsdatum (X) Wie Eintritt
Mitgliedsart (X) Siehe list of values
Bankeinzug (X) Ja - dann darf Bankeinzug durchgeführt werden, wird im AR Modul verwendet
Mandatsreferenz (X) nur notwendig, wenn eine abweichende Mandatsreferenz verwendet werden möchte; die Standardmäßige Mandatsreferenz wird in den Stammdaten hinterlegt
Datum des Mandats (X) Datum Ausstellung des Mandats
Geburtsdatum (X) Geburtsdatum
Preisliste (X) Standard Preisliste des Kunden, wenn leer wird der Standardpreis gezogen
Kundennummer (X) Wird vom System vergeben, ist die ID des Datensatzes (nur Anzeige, kann nicht geändert werden)
Ansprechpartner (X) Dieses Feld wird gelöscht – keine Funktion mehr
Zahlungsmethode (X) Standard Zahlungsmethode des Kunden – muss zuerst im AR Modul angelegt werden
Bankkonto Beleg (X) Wenn am Beleg ein anderes Bankkonto also das eigene „Standard Bankkonto“ (mein Bankkonto) angedruckt werden soll
Firma (X) Wenn Adressart Person/Familie, kann ich eine Firma/Verein/Organisation Adresse zuordnen
Kundenrabatt (X) Wird bei Belegerstellung für diesen Kunden standardmäßig gezogen
Zahlungsart (X) Standard Zahlungsmethode, mit der ich den Lieferanten zahle
adresse_ls (X) Es kann eine eigene Adresse für Lieferscheine hinterlegt werden (die dann im LS automatisch gezogen, aber auch geändert werden kann)  jeder weitere Adresse aus dem Adressstamm kann verwendet werden (und durch DropDown Menü ausgewählt werden)
Zahlungsziel2 (X) Nettozahlungsziel ohne Skonto (wenn Skonto hinterlegt ist)
Steuerart ER (X) Standardsteuerart der ER (wenn Lieferant); wird auf Belegen vorgeschlagen
Steuerart AR (X) Standardsteuerart der AR (wenn Kunde); wird auf Belegen vorgeschlagen
JN1 (X) Freies J/N Feld, kann beliebig belegt werden
JN2 (X) Freies J/N Feld, kann beliebig belegt werden
JN3 (X) Freies J/N Feld, kann beliebig belegt werden
JN4 (X) Freies J/N Feld, kann beliebig belegt werden
Mindestbestellwert (X) Des Lieferanten – erst ab diesem Bestellwert ist eine Bestellung bei diesem Lieferanten möglich
Lieferantennummer hier muss eine 1 bis maximal 5-stellige Nummer vergeben werden, wenn eine EAN erzeugt werden soll
ar_typ (X) Standartmäßig werden auf Sammelrechnungen die gleichen Artikel summiert. Wenn eine Aufgliederung erwünscht ist muss das hier hinterlegt werden
Lieferkonditionen hier können Lieferkonditionen dem Kunden zugewiesen werden
Anlieferkonditionen hier können Anlieferkonditionen dem Lieferanten zugewiesen werden
Regalmiete hier kann ein Betrag für z.B. eine Regalmiete eingetragen werden
Verkaufsprovision hier kann z.B. eine Verkaufsprovision eingetragen werden

Feldname
Opt.
 Funktion
Bankverbindungen Durch den Button Neue Bankverbindung anlegen können mehrere IBAN und BIC Kombination als Bankverbindung angelegt werden. Nachdem man den IBAN eingetragen hat, sollte man immer eine Gültigkeitskontrolle machen. Wird das Feld rot = IBAN ist ungültig; wird das Feld grün = IBAN ist gültig
RFID-Karten hier können RFID-Karten zugeordnet werden; wird für Kundenkartensysteme verwendet
Ansprechpersonen Ansprechpersonen können nur angelegt werden, wenn die Adresse als "Firma/Verein/Organisation" definiert ist. Hier können alle „Person/Familie“ Adressen als Ansprechpersonen angelegt werden Ansprechperson hinzufügen. Zusätzlich kann in dem freien Feld neben der Ansprechpseron noch die Position der jeweiligen Person eingetragen werden (z.B. Geschäftsführung, Leiter Verkauf)
Weitere Adressen Es können alternative Adressen alternative Adressen anlegen angelegt werden. Diese können bei Lieferscheinen bzw. Rechnungen ausgewählt werden (parallel muss ein Parameter in der Konfiguration dazu aktiv sein). Wird verwendet, wenn eine Produzentin eine abweichende Liefer- bzw. Abholadresse hat oder mehrere Produktionsstandorte.
Lieferrhythmen Lieferrythmen können nur eingegeben werden, wenn die Adresse als "Firma/Verein/Organisation" definiert ist.
Bestelltag: ist der Tag, an dem man bei dem jeweiligen Lieferanten seine Bestellung aufgeben muss;
bestellen bis: ist die Zeit, bis wann man seine Bestellung spätestens aufgeben muss;
Liefertage: hier wird angezeigt, wieviele Werktage es dauert bis die Ware geliefert wird;
Intervall: hier kann eingetragen werden, in welchen Abständen der Lieferant liefert (Z.B. alle 2 Wochen);
Gültig ab: hier kan eingetragen werden, ab wann dieser Lieferrythmus gültig ist;
Gültig bis: hier kann eingetragen werden, wie lange der jeweilige Lieferrythmus gültig ist
Lieferkosten hier können die Lieferkosten hinterlegt werden;
bis Betrag: bis zu dem Betrag hat man die jeweiligen Lieferkosten;
Lieferkosten: hier können die jeweiligen Lieferkosten eingetragen werden;
Kühlung: hier kann man noch eintragen ob bzw. wie die Ware gekühlt werden muss (keine; gekühlt; tiefgekühlt)
Neue Adresse anlegen

Bankverbindungen

Durch Neue Bankverbindung anlegen können mehrere IBAN und BIC Kombination als Bankverbindung angelegt werden.

Nachdem man den IBAN eingetragen hat, sollte man immer eine Gültigkeitskontrolle machen. Wird das Feld rot = IBAN ist ungültig; wird das Feld grün = IBAN ist gültig

Der IBAN muss immer OHNE Leerzeichen eingetragen werden.

Gültig:

Ungültig:

Befindet sich die Firma/Person außerhalb der EU werden noch weitere Feld angezeigt:

Neue Adresse anlegen

Ansprechpersonen

Ansprechpersonen können nur angelegt werden, wenn die Adresse als "Firma/Verein/Organisation" definiert ist. Hier können alle „Person/Familie“ Adressen als Ansprechpersonen angelegt werden

Zusätzlich kann in dem freien Feld neben der Ansprechpseron noch die Position der jeweiligen Person eingetragen werden (z.B. Geschäftsführung, Leiter Verkauf)

Bei Personen wird in diesem Bereich dann nur die Adressen angezeigt, bei dem die jeweilige Person eine Ansprechperson ist.

Wird eine neue Firma angelegt, besteht die Möglichkeit auch gleich eine dazugehörige Ansprechperson anzulegen:

Neue Adresse anlegen

Weitere Adressen

Es können auf alternative Adressen anlegen alternernative Adressen angelegt werden. Diese können bei Lieferscheinen bzw. Rechnungen ausgewählt werden (parallel muss ein Parameter in der Konfiguration dazu aktiv sein). Wird verwendet, wenn eine Produzentin eine abweichende Liefer- bzw. Abholadresse hat oder mehrere Produktionsstandorte.

Neue Adresse anlegen

Lieferrythmen & Lieferkosten

Lieferrythmen:

Lieferrythmen können nur eingegeben werden, wenn die Adresse als "Firma/Verein/Organisation" definiert ist.

Feldname
Opt.
 Funktion
Bestelltag ist der Tag, an dem man bei dem jeweiligen Lieferanten seine Bestellung aufgeben muss
bestellen bis ist die Zeit, bis wann man seine Bestellung spätestens aufgeben muss
Liefertage hier wird angezeigt, wieviele Werktage es dauert bis die Ware geliefert wird
Lieferzeit hier wird angezeigt, zu welcher Uhrzeit die Ware ca. geliefert wird
Intervall hier kann eingetragen werden, in welchen Abständen der Lieferant liefert (Z.B. alle 2 Wochen)
Gültig ab hier kan eingetragen werden, ab wann dieser Lieferrythmus gültig ist
Gültig bis hier kann eingetragen werden, wie lange der jeweilige Lieferrythmus gültig ist

Lieferkosten:

In diesem Bereich können Lieferkosten hinterlegt werden

Feldname
Opt.
 Funktion
bis Betrag bis zu dem Betrag hat man die jeweiligen Lieferkosten
Lieferkosten hier können die jeweiligen Lieferkosten eingetragen werden
Kühlung hier kann man noch eintragen ob bzw. wie die Ware gekühlt werden muss (keine; gekühlt; tiefgekühlt)

Tätigkeiten im Adressdetail

Wenn man sich in einem Adressetailsatz berfindet, sind die im Folgenden beschriebenen Aktionen möglich. Aus der Adressübersicht heraus sind einige der beschriebenen Funktionen/Schirme nicht aufrufbar.

Tätigkeiten im Adressdetail

Adresstypen vergeben

Wenn man in einem Adressdetailsatz steht, können für die Adresse unterschiedliche Adresstypen vergeben werden: Kunde, Lieferant, Produzent oder Interessent. Es können auch alle 4 Adresstypen für eine Adresse gleichzeitig aktiviert sein. Durch Klicken des jeweiligen Buttons wird der Adresse der jeweilige Adresstyp zugeordnet.

Lieferant

Bei Klicken des Lieferanten Buttons wird die Adresse als Lieferant aktiviert. Wenn die Adresse als Lieferant aktiviert ist, können folgende Tätigkeit durchgeführt werden:

Ist der Parameter buchhaltung_personenkonten_er_auto auf true gestellt, wird auch sofort eine Lieferantennummer für das BUHA Modul generiert. Ist er auf false, geschieht das nicht, die Lieferantennummer für das BUHA Modul kann dann direkt dort erzeugt werden, sobald sie benötigt wird.

Adressdetail Adressypen vergeben2.png

Param buchhaltung_personenkonten_er_auto auf true

Adressdetail Adressypen vergeben3.png

Param buchhaltung_personenkonten_er_auto auf false

Produzent

Der Produzent ist eine Vorstufe zum Lieferanten. Hier wird nie eine Buchhaltungsnummer generiert. Diese Einstellung für eine Adresse ist aber notwendig, um die Adresse als Produzenten bei einem Artikel zu hinterlegen.

Beispiel: Wenn ein Artikel über Biogast geliefert, aber von Sonnentor hergestellt wird, dann wird die Biogast-Adresse als Lieferant aktiviert, die Sonnentor-Adresse als Produzent. So können die Stammdaten im Buchhaltungsmodul möglichst sauber gehalten werden und es kann zu weniger Fehlern bei der Rechnungserfassung und -bearbeitung kommen (es kann mit dieser Einstellung nicht passieren, dass unabsichtlich eine Eingangsrechnung an Sonnentor direkt bezahlt wird, da Sonnentor nur als Produzent angelegt ist).

Kunde

Bei Klicken des Kunden Buttons wird die Adresse als Kunde aktiviert. Wenn die Adresse als Kunde aktiviert ist, können folgende Tätigkeit durchgeführt werden:

Ist der Parameter buchhaltung_personenkonten_ar_auto auf true gestellt, wird auch sofort eine Kundennummer für das BUHA Modul generiert. Ist er auf false, geschieht das nicht, die Kundennummer für das BUHA Modul kann dann direkt dort erzeugt werden, sobald sie benötigt wird.

Interessent

Der Interessent ist eine Vorstufe zum Kunden. Hier wird nie eine Buchhaltungsnummer generiert. Diese Einstellung für eine Adresse ist aber notwendig, um beispielsweise Angebote im Angebots-Modul zu erstellen. Erst wenn der Interessent das Angebot annimmt, wird er als Kunde aktiviert.

So können die Stammdaten im Buchhaltungsmodul möglichst sauber gehalten werden und es kann zu weniger Fehlern bei der Rechnungserfassung und -bearbeitung kommen (es kann mit dieser Einstellung nicht passieren, dass unabsichtlich eine Ausgangsrechnung an einen Interessenten ausgestellt wird, da dieser noch nicht als Kunde angelegt ist).

Tätigkeiten im Adressdetail

Info/Übersicht

Über den Button Info/Übersicht erhält man alle wichtigen Informationen über einen bestimmten Kunden bzw. Lieferanten auf einem Blick:

  1. Name + Anschrift des Kunden/Lieferanten
  2. zugeordnete Ansprechpersonen
  3. Provisionen
  4. Vertriebsstatus (Modul Vertrieb)
  5. erstellte Angebote
  6. erstellte Aufträge
  7. neue Dokueinträge können erstellt werden
  8. Übersicht über alle bereits angelegten Dokueinträge

Über das Drop Down Menü kann zwischen den einzelnen Kunden bzw. Lieferantenadressen gewechselt werden:

Tätigkeiten im Adressdetail

Dokueintrag anlegen

Es können Informationen und Dokumente über einen Dokueintrag bei der jeweiligen Adresse angehängt werden.

Zuerst gibt man die jeweilige Information im weißen Feld "Dokueintrag" ein. Danach klickt man auf Dokueintrag anlegen. Nun scheint ein weiterer Button auf, um Dokumente beim jeweiligen Dokueintrag anzuhängen.

Bestehende Dokueinträge können im Modul Stammdaten bearbeitet/gelöscht werden → Übersicht Dokueinträge

Adressgruppen

Adressgruppen

Adressgruppen anlegen

Um die angelegten Adressen strukturieren zu können, gibt es die Möglichkeit, mit Adressgruppen zu arbeiten. Es können beliebig viele Adressgruppen angelegt werden.

Adressgruppendetails

Mit B Bearbeiten kann in die Adressgruppendetails eingestiegen werden. Hier sind einige wenige Einstellungen durchführbar.

Feldname Funktion
Adress-gruppe Ist der Name der Adressgruppe
Preisliste Ist der Name der Preisliste, die für diese Adressgruppe gültig ist.
Farbe Hier kann eine Farbe als Hexcode (bzw. gültig in html5) eingegeben werden. Diese wird beim Druck diverser Listen und in manchen LotzApp Schirmen verwendet
Adressgruppen

Adressen zu Gruppen

Um den Überblick nicht zu verlieren, kann über den Menüpunkt Adressen zu Gruppen angezeigt werden, welche Adressen pro Gruppe zugeordnet sind bzw. können Adressen zu Adressgruppen zugeordnet werden.

Auf der rechten Seite im Schirm kann eine existierende Adressgruppe ausgewählt werden – diese ist dann grün hinterlegt. Gleichzeitig werden dann in der Adressübersicht alle Adressen grün markiert, die der Adressgruppe momentan zugeordnet sind. Durch Klicken auf eine Adresse kann diese der Adressgruppe zugeordnet werden (grün hinterlegt) oder aus der Adressgruppe entfernt werden (nicht mehr grün hinterlegt).

Adressgruppen

Überblick über die Adressgruppen behalten

Die Anzahl der Datensätze = Adressen pro Adressgruppe wird oberhalb der Adressgruppen angezeigt. So kann der Überblick behalten werden, wie viele Adressen in jeder Adressgruppe enthalten sind.

Will man wissen, ob eine Adresse in mehreren Adressgruppen zugeordnet ist, kann dies über das Adressdetail überprüft werden.

neue Aufgabe anlegen

Diese Funktion kann nur verwendet werden, wenn das Aufgabenmodul aktiviert ist - wird dementsprechend auch als Teil des Aufgaben-Moduls dokumentiert.
Grundsätzlich kann hier eine Aufgabe einer Adressgruppe zugeordnet werden (z.B.: Kundenakquise - 5 Aufgaben jedem Kunden zuordnen).

Adressfilter

Es können Adressfilter angelegt werden wie beispielsweise „Alle Lieferanten“ oder ein PopUp, wo ein „spezifisches Jahr“ zur Suche eingegeben werden kann. Normale Benutzer können nur den Filternamen anlegen.
Die Logik des Filters muss individuell im Hintergrund programmiert werden. Wenn sie Filter benötigen wenden sie sich bitte an Ihren LotzApp-Betreuer.

Kundenguthaben

Kundenguthaben kommen in der Regel aus Kassen und Onlineshops. Anfangsbestände oder Veränderungen können aber durch einen Klick auf Kundenguthaben manuell eingegeben werden:

Um ein Kundenguthaben anzulegen gibt man zuerst im Feld "Betrag" das gewünschte Guthaben ein. Danach wählt man noch die Adresse aus, für den das Guthaben angelegt werden soll und bei "Belegdatum" gibt man das Datum ein für den eine AR erstellt werden soll.Nun klickt man noch auf Guthaben anlegen:

Nun wurde das Kundenguthaben angelegt:

Durch einen Plusbetrag kann das Guthaben aufgefüllt werden und durch Eingabe eines Minusbetrages kann es wieder verringert werden:

Im Modul AR sieht man nun, dass automatisch ein Beleg erstellt wurde. Das Guthaben ist aber sofort ab dem Zeitpunkt verwendbar, wo es angelegt wurde:

Adressliste drucken

Alle Adressen, die im Übersichtsschirm angezeigt werden, werden in einer eigenen Liste angezeigt. Diese Liste kann aus dem Browser heraus gedruckt bzw. als pdf gespeichert werden (Die Liste ist für die Speicherung als pdf optimiert).

Beispiel:

Etiketten drucken

Druckt eine Liste aller Adressen die gerade im Schirm angezeigt werden im Etikettenformat. Ein neues Fenster wird geöffnet, die hier angezeigten Seiten können direkt aus dem Browser heraus gedruckt werden. Je nach den Möglichkeiten der verfügbaren Drucker können unterschiedliche Formatierungsmöglichkeiten für den Druck ausgewählt werden (z.B.: Hoch-/Querformat).

Das Format für die Etikettenvorlage (Seitenränder, Anzahl) muss einmal konfiguriert werden. Wenn das Format nicht passt, wende dich bitte an deinen LotzApp-Betreuer.

Beispiel: [ ](https://wiki.lotzapp.net/uploads/images/gallery/2024-11/image-1732084741554.png)

Möchte man nur von einer bestimmten Adresse ein Etikett, dann gibt man den Namen im Suchfeld ein:

Sind bereits einige Etiketten auf dem Etikettenbogen verbraucht, kann durch Eingabe einer Zahl bestimmt werden, bei welchem Etikett der Druck startet.

Beispiel: Eingabe von 2, wenn die ersten zwei Etiketten auf dem Bogen schon verbraucht sind, fängt die Listenanzeige/der Druck beim dritten Etikett auf dem Bogen an (Zählung am Etikettenbogen von links oben nach rechts unten)

Importieren

Beim Import muss darauf geachtet werden, dass der richtige Fileaufbau verwendet wird. Der Fileaufbau ist derselbe wie beim Exportfile

Tipp: wenn sie den Fileaufbau nicht kennen, exportieren sie zuerst beliebige Daten. Löschen sie die Datensätze und verwenden das nun „leere“ File mit den Spaltenüberschriften zur Erstellung des Importfiles.

ACHTUNG: Jeder Datensatz hat eine eindeutige ID in der ersten Spalte des Import. bzw. Exportfiles. Bleibt diese Spalte im Importfile leer, werden neue Datensätze angelegt. Ist diese Spalte befüllt, wird der Datensatz mit der korrespondierenden ID durch den Inhalt der Zeile aktualisiert, es wird kein neuer Datensatz angelegt.

Sollen als viele Datensätze auf einmal geändert werden, sollten zuerst alle Datensätze exportiert werden und dann im Exportfile geändert werden. die zweite Möglichkeit ist die Massendatenpflege, die direkt in LotzApp stattfindet, aber auf bestimmte Felder beschränkt ist.

Lieferantendateien (Listen):

Folgende Felder können in LotzApp importiert werden:

Alle Feldnamen müssen KLEIN geschrieben werden (einzige Ausnahme: UID)!

Feldname
Opt.
 Funktion
lieferantenkonto sind 5 oder 6-stellige Nummern; beginnen immer mit der Nummer 3
"-1" = es wird automatisch ein Konto vergeben
"-2" = es wird kein Konto vergeben; Lieferanten werden nur als "Lieferant" definiert
WICHTIG: Möchte man bereits bestehende Adressen nur aktualisieren, gibt man in diesem Feld die Nummer der bereits bestehenden Adresse ein, dann wird die Adresse mit den neuen Daten der Import-Datei aktualisiert und nicht nochmal neu angelegt.
kundenkonto sind 5 oder 6-stellige Nummern; beginnen immer mit der Nummer 2
"-1" = es wird automatisch ein Konto vergeben
"-2" = es wird kein Konto vergeben; Kunden werden nur als "Kunde" definiert
WICHTIG: Möchte man bereits bestehende Adressen nur aktualisieren, gibt man in diesem Feld die Nummer der bereits bestehenden Adresse ein, dann wird die Adresse mit den neuen Daten der Import-Datei aktualisiert und nicht nochmal neu angelegt.
typ Firma wird mit "0" definiert; Personen werden mit "1" definiert
name Firma; bei Personen wird dieses Feld für den Nachnamen genutzt
name2 Vorname; Namenszusatz
titel Titel der jeweiligen Person
anrede Herr, Frau,..
land 1 = Österreich; 2 = Deutschland,..
(Wird eine Liste mit allen Ländern benötigt, dann melde dich kurz bei deinem LotzApp-Betreuer)
plz Postleitzahl
ort
anschrift Straße + Hausnummer
telefon in diesem Feld können beliebig viele Telefonnummern eingetragen werden
WICHTIG: die einzelnen Nummern müssen mit einem Komma getrennt werden; Formatierung ist egal
email in diesem Feld können beliebig viele E-Mail Adressen eingetragen werden
WICHTIG: die einzelnen Adressen müssen mit einem Komma getrennt werden
UID UID-Nummer
homepage Website
text1 hier können Anmerkungen eingetragen werden
fax Fax
kdnr Kundennummer/Mitgliedsnummer
geburtsdatum Geburtsdatum kann wie folgt eingegeben werden:
yyyy-mm-dd oder dd.mm.yyyy
gruppe Adressgruppe - hier kann die Ziffer einer bestehende Gruppe eingetragen werden oder der Name einer Gruppe die neu angelegt werden soll
lfbis LFBIS Nr.
suchcode Suchcode
lfnr Lieferantennummer
lieferanschrift Lieferanschrift
lieferplz PLZ für Lieferanschrift
lieferort Lieferort
lieferkondition ID von Lieferkondition (Aufträge/Lieferkonditionen)
zahlungsmethode ID von Zahlungsmethoden (AR/Zahlungsmethoden)
kundenrabatt Kundenrabattwert 5 = 5%
kurzname Kurzname

Die Datei muss immer als CSV abgespeichtert werden.

Exportieren

Durch Klick auf exportieren, werden alle Adressdaten in eine Excel-Liste exportiert:

Möchte man sich eine Excel-Liste nur von einer bestimmten Adressgruppe, nur von Lieferanten/Kunden oder nur von einem bestimmten Betreuer ausgeben, setzt man zuvor den Filter und klickt danach auf exportieren, dann werden nur die Adressen exportiert, die in dem jeweiligen Filter enthalten sind:

Beispiel: Hier wird nur die Adressen exportiert, die in der Adressgruppe "Händler" enthalten sind.

Massendatenbearbeitung

Es besteht die Möglichkeit, für alle Adressen gleichzeitig Änderungen bei bestimmten Feldern vorzunehmen. Die zu ändernden Felder können im Dropdown Menü ausgewählt werden.

Durch klicken des Buttons Massendatenbearbeitung öffnet sich ein neues Fenster, in dem die existierenden Informationen angezeigt werden, im Feld daneben werden die existierenden Informationen nochmal angezeigt, können aber überschrieben werden.

Adresse mit Partner verknüpfen

Möchte man Mandanten miteinander verknüpfen, so kann der Button Adresse mit Partner vernüpfen verwendet werden.

Damit die Adresse mit dem Partner verknüpft werden kann, muss zuerst die Adresse des Partners angelegt werden. Hierbei ist es wichtig, dass folgende Felder genau mit dem Mandanten übereinstimmen:

Nachdem man die Adresse angelegt hat klickt man nun auf Adresse mit Partner verknüpfen:

Nun erhält der Partner eine Anfrage. Diese sieht man im Modul Stammdaten. Durch klick auf ✓ kann man die Anfrage bestätigen:

Sobald der Partner die Anfrage bestätigt hat, scheint dies im Modul Stammdaten auf:

Adresse mit User verknüpfen

Bestehende LotzApp User Accounts können mit der Adresse in der Adressdatenbank verknüpft werden. Dadurch kann dieser User z.B. auf die Lagerstände dieses Lieferanten zugreifen.

Hierzu gibt man die jeweilige Adresse im Feld "E-Mail-Adresse" ein und klickt danach auf Adresse mit User verknüpfen

Alle Adressen die verknüpft wurden werden über dem Feld angezeigt

Lieferanten App

MailChimp anlegen

Um einen Kontakt an MailChimp übergeben zu können, muss das Feld "Newsletter" auf "Ja" gestellt sein:

Nun muss als erstes ein API Key angelegt werden:

Für den API key wird zustätzlich die Audience ID benötigt:

Nun kann der API key und die Audience ID unter Stammdaten im Feld "Mailchimp" eingetragen werden:

API key eingeben - Doppelpunkt (:) - Audience ID eingeben
z.B. 15141912fe5577542c0542d80eb2523b-us14:204f4f07f4

Nun klickt man im Modul "Adressen" auf Mailverteiler:

Danach auf Verteiler aktualisieren:

Archivierte Adressen reaktivieren

Möchte man bereits gelöschte bzw. unabsichtlich gelöschte Adressen wieder reaktivieren, so geht man wie folgt vor:

Adressen können mit X gelöscht werden:

Möchte man dies nun wieder Rückgängig machen, wählt man rechts den Filter Archivierte Adressen aus:

Nun werden alle gelöschten Adressen angezeigt:

Nun klickt man auf B bei der Adresse die man wieder reaktiveren möchte:

Nun scrollt man ans Ende der Seite, hier findet man nun den Button Adresse reaktivieren. Klickt man darauf wird die Adressen nun wieder reaktivert und im Adressstamm angezeigt: