Modul AR

Rechnung erzeugen

Durch klicken auf neue Rechnung anlegen wird eine neue, leere Rechnung generiert, die danach mit allen notwendigen Informationen befüllt werden kann.

Will man eine bestehende Rechnung mit allen Details und Rechnungspositionen kopieren, dann muss die Rechnungsnummer der zu kopierenden Rechnung in das leere Feld oberhalb von neue Rechnung anlegen hineingeschrieben (Feld „RE-NUMMER (ZUM KOPIEREN)“.

Rechnungskopf erfassen

Nach der Anlage öffnet sich automatisch das Rechnungsdetail.

Im AR-Rechnungskopf können folgende Felder erfasst werden:

Feldname
Opt.
 Funktion
Datum Ist das Belegdatum der Rechnung. Bei der Anlage des Rechnungssatzes wird immer das Tagesdatum vergeben. Dieses kann manuell überschrieben werden
Kunde Hier kann der Kunde eingegeben werden, an den die Rechnung gestellt wird. Momentan können alle angelegten Adressen in der Rechnung als Kunde hinterlegt werden. Mit B kann der gerade ausgewählte Kunde bearbeitet werden. Über einen Parameter kann gesteuert werden, dass nur Kunden und nicht alle Adressen angezeigt werden
Auftrag Hier kann die Rechnung mit Aufträgen (oder Kostenstellen) verknüpft werden.
Betreff Ein Betreff für die Rechnung kann hier eingegeben werden
Betreff, weitere Textzeilen Hier können weitere, längere Texte eingegeben werden. Der Betreff fungiert wie eine Überschrift (ist auch Fett dargestellt am Dokument) für die weiteren Textzeilen
Zahlungsmethode Ist die Zahlungsmethode, die für die Rechnung verwendet werden soll. Es können Zahlungsmethoden im korrespondierenden Menüpunkt selbst angelegt werden (Zahlungsmethoden)
Steuervermerk Für normale Rechnung wird „Umsatzsteuer Österreich“ hinterlegt. Hier liegen 20% USt dahinter. Mittels Dropdown können andere Steuersätze ausgewählt werden (xxxx Emanuel die Liste folgt den Codes, die BMD (verwenden die meisten Steuerberaterin Ö und DE) verwendet)
Sprache Legt fest, in welcher Sprache die Rechnung erstellt wird. Momentan ist Deutsch und Englisch möglich
Grußformel Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Sprache auf Englisch gestellt ist. Hier kann eine englische Grußformel hinterlegt werden, die dann auf der Rechnung verwendet wird
Alternative Anschrift Dieses Feld kann nur befüllt werden, wenn am Adressstamm des Kunden eine „weitere Adresse“ hinterlegt ist. Wird das Feld hier befüllt, wird die ausgewählte Adresse anstelle der „Hauptadresse“ für die Rechnungserstellung verwendet

Auf der rechten Seite des Rechnungskopfs werden ebenfalls mehrere Felder angezeigt:

Feldname
Opt.
 Funktion
Rechnungsnummer Ist die Rechnungsnummer, die aufgrund des hinterlegten Nummernkreises automatisch vergeben wurde
Status Xxxx Emanuel - der ändert sich aber nicht, egal was ich tue oder?
Netto Ist die Summe der Nettobeträge der Einzelpositionen
MwSt Ist die Summe der MwSt der Einzelpositionen
Brutto Ist die Summe der Bruttobeträge der Einzelpositionen

Kunde erfassen

Soll die Rechnung für einen neuen Kunden erfasst werden, der noch nicht als Adresse angelegt ist, kann dieser Kunde direkt im Rechnungsschirm erfasst werden.

Es öffnet sich dann der Schirm für die Adressanlage.

Ist die Adresse angelegt, kann direkt wieder zurück in den Rechnungsschirm gewechselt werden.

Rechnungspositionen erfassen

Nach Erfassung des Rechnungskopfes können die Rechnungspositionen erfasst werden.

Es können freie Rechnungspositionen erfasst werden, deren Inhalt komplett frei eingegeben werden kann.

Danach kann die Rechnungsposition mit Menge, Einheit, Artikel im Detail erfasst werden.

Außerdem können alle Artikel des Lieferanten ausgewählt und als Rechnungsposition erfasst werden (ACHTUNG: hier in der AR können alle Artikel ausgewählt werden, in der ER nur Artikel, die ein Buchhaltungskonto hinterlegt haben):

Danach kann die Artikelposition mit Menge, Einheit und Einzelpreis erfasst werden. Es werden immer Netto-Einzelpreise erfasst. Sollen auch Brutto-Preise erfasst werden können, kann dies mittels Config-Eintrag AR_Erfassung_Brutto aktiviert werden.

Seitenumbrüche manuell bearbeiten

Um die Formatierung eines Rechnungsdokuments aktiv beeinflussen zu können, besteht die Option, Seitenumbrüche im Rechnungsdokument manuell zu setzen.

Nach Klicken auf den dementsprechenden Button erscheint in jeder Rechnungszeile ein zusätzliches Feld am Beginn der Zeile. Durch Doppelklicken auf dieses Feld können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Rechnungen als bezahlt markieren

Es gibt drei Varianten um eine Rechnung als bezahlt zu markieren:

WICHTIG: Die Variante 1 ist immer als Standard Variante hinterlegt. Möchte man eine andere Variante nutzen, dann bitte einfach kurz an einen LotzApp-Betreuer für die Umstellung wenden.

1. Variante:

Rechnung auf bezahlt setzen ohne beliebiges Datum:

Setzt man in der orange markierten Spalte ein Häckchen bei der AR, wird die Rechnung automatisch mit dem heutigem Datum als bezahlt markiert:

2. Variante:

Rechnung mit beliebigen Datum auf bezahlt setzen:

Setzt man eine AR auf bezahlt, so erscheint nun ein weiteres Feld. Hier kann man nun ein beliebiges Datum auswählen, an dem die Rechnung bezahlt wurde:

3. Variante:

Setzt man eine AR auf bezahlt, erscheint rechts im Schirm ein weiteres Feld:

Feldname
Opt.
 Funktion
Betrag (1. Feld) hier wird der Betrag von der Rechnung angezeigt
Datum (2. Feld) hier wird das Datum eingegeben, an dem die AR bezahlt wurde
Zahlungsart (3. Feld) hier kann ausgewählt werden, wie die Rechnung bezahlt wurde z.B. Bar, Vorkasse, Überweisung,...)

Im ersten Feld kann nun der tatsächlich bezahlte Betrag eingegeben werden:

Beispiel 1:
Hat der Kunde z.B statt 24,18 nur 24,00 überwiesen kann man das hier eintragen. Wird der Betrag verändert wird das Häckchen bei "erledigt" entfernt. Ist die Rechnung trotzdem abgeschlossen, setzt man das Häckchen einfach wieder. Somit wird die Rechnung als bezahlt markiert und trotz abweichendem Betrag abgeschlossen.

Wählt man die bezahlte Rechnung nochmal mit b aus, kann man die zuvor eingegeben Daten einsehen:

Beispiel 2:
Wurde nur eine Teilzahlung überwiesen, kann das hier nun auch eingetragen werden. Hier gibt man den überwiesenen Betrag ins Feld ein. Hier ist es nun wichtig, dass man das Häckchen bei "erledigt" NICHT setzt. Klickt man nun auf Bezahlung speichern, bleibt die Rechnung bei den offenen Ausgangsrechnungen als Teilzahlung stehen:

Wählt man die Rechnung nun nochmal aus, wird rechts im Feld gleich der noch offene Betrag vorgeschlagen:

Alle Zahlungen können innerhalb von 24 Stunden wieder gelöscht werden. Hierzu wählt man die Rechnung aus (b) und klickt danach einfach auf das X:

Rechnungsübersicht & Rechnungsstatus ändern

Nach der Erfassung der Rechnungsdetails muss die Rechnung wieder verlassen werden. In der Rechnungsübersicht sind dann alle Rechnungen ersichtlich, je nach ausgewähltem Filter.

Die Rechnungsübersicht kann auch noch erweitert werden. Durch klicken auf i können Zusatzinformationen zur Rechnung eingeblendet werden.  

Rechnungsstatus & Rechnung versenden:

Ist die Rechnung fertig erfasst, kann sie im nächsten Schritt angesehen bzw. versendet werden.

Die Rechnung kann durch Klicken auf VIEW beliebig oft angesehen werden, der Rechnungsstatus ändert sich dadurch nicht. Die Rechnung kann weiterhin gelöscht werden (ersichtlich durch X am Ende der Zeile und die rosa Hinterlegung des Feldes VIEW/PRT/@).

Die Rechnung kann gedruckt bzw. gleich direkt per E-Mail versendet werden.

Durch Klicken auf PRT oder @ wird der Rechnungsstatus auf „nicht mehr editierbar“ geändert. Dies ist dadurch ersichtlich, dass X am Ende der Zeile verschwindet. Die Rechnung ist offiziell versendet bzw. gedruckt und kann nicht mehr einfach so gelöscht werden.

Durch Klick auf i werden weitere Funktionen angezeigt:

K = zeigt eine Liste mit den zugeordneten Kosten
Z = zeigt eine Liste mit den zugeordneten Zeiten
F = zeigt eine Liste mit den zugeordneten Fahrten
LS = erzeugt ein PDF mit allen zugeordneten Lieferscheinen

Farbcodes der Rechnung: Solange die Rechnung rosa hinterlegt ist, ist sie noch nicht freigegeben/versendet. Sobald die Rechnung nicht mehr rosa markiert ist, dafür aber PRT oder @ blau hinterlegt ist, heißt das, dass die Rechnung bereits gedruckt oder per Email versendet wurde.

Rechnungsstatus zurücksetzen

Es ist möglich, den Rechnungsstatus manuell zurückzusetzen. Steigt man mit B in eine bereits freigegebene Rechnung ein, kann diese storniert Rechnung stornieren bzw. nochmal bearbeitet Rechnung nochmals bearbeiten werden.

Rechnungen werden in regelmäßigen Abständen in die Buchhaltung übernommen xxxx LINK Buha-Modul. Solange die Rechnungen noch nicht in die Buchhaltung übernommen worden sind, kann die Rechnung nochmals bearbeitet werden. Sind die Rechnungen bereits in das Buchhaltungs-Modul übernommen worden, verschwindet Rechnung nochmals bearbeiten und die Rechnung kann nur mehr storniert werden.

ACHTUNG: Solange die Rechnungen im Buchhaltungs-Modul noch nicht weiterverarbeitet wurden (= ausgespielt an ein externes Programm wie z.B.: BMD), kann der Rechnungs-Import in das Buchhaltungsmodul zurückgesetzt werden. dadurch erscheint Rechnung nochmals bearbeiten wieder. Sind die Daten aus dem Buchhaltungsmodul bereits ausgespielt, ist diese Option nicht mehr möglich. Der Import kann nicht mehr zurückgesetzt werden und die Rechnung muss dann storniert werden.

Lastschriften

In diesem Schirm können direkt mit Lastschriften erzeugen Lastschriften erzeugt werden und automatisch eingezogen werden. Damit dies funktioniert, müssen gewisse Voraussetzungen im Adressstamm des jeweiligen Kunden erfüllt sein bzw. gewisse Felder befüllt sein:

Rechnungsvorlagen

In diesem Schirm können Rechnungsvorlagen erstellt werden.

Erfassen von Rechnungsvorlagen: durch Klicken auf Rechnungsvorlage und danach auf neue Rechnungsvorlage anlegen bzw. durch Eingabe einer Rechnungsnummer, die kopiert werden soll bzw. die Basis für diese Rechnungsvorlage ist.

Danach kann die Rechnung erfasst bzw. geändert werden LINK AR-Rechnung erfassen

Rechnungsvorlagen können zu zwei Zwecken verwendet werden

Erstellung einer Rechnung aus der Vorlage heraus:

Soll aus einer Rechnungsvorlage direkt eine Rechnung erstellt werden, kann dies durch Eingabe des gewünschten Rechnungsdatums und Klicken des Buttons N stattfinden.

Es wird eine neue Rechnung mit den Inhalten der Rechnungsvorlage erstellt. Die Rechnung ist im Rechnungsschirm weiter bearbeitbar (wie eine „normale“ Rechnung, die nicht aus einer Vorlage erstellt wurde)

Verwendung der Rechnungsvorlage für Dauerrechnungen

Die Rechnungsvorlage kann auch für Dauerrechnungen verwendet werden. die Verwaltung von Dauerrechnungen wird hier LINK Dauerrechnungen erklärt

Zahlungsmethoden

In diesem Menüpunkt können eigene Zahlungsmethoden angelegt und verwaltet werden.

Im Schirm werden die vorhandenen Zahlungsmethoden angezeigt. Mit Zahlungsmethode anlegen kann eine neue Zahlungsmethode angelegt werden.

Mit B können die einzelnen Zahlungsmethoden bearbeitet werden, mit X gelöscht werden.

Im Zahlungsmethodendetail können unterschiedliche Einstellungen getroffen werden.

Feldname Funktion
Name Ist der Name der Zahlungsmethode
Skonto % Skonto in %
Belegtext Ist der Belegtext, der auf der Rechnung angedruckt wird
Typ Auswahl Zahlungstyp
Kundenkonto /
Skontotage
Nettotage Zahlungsziel

Dauerrechnungen

Klassische Anwendungsgebiete für Dauerrechnungen sind z.B. Mietrechnungen oder Mitgliedsbeiträge

Dauerrechnungen

Rechnungsgruppen erstellen

Im Menüpunkt Dauerrechnung kann der Schirm Rechnungsgruppe ausgewählt werden.

Es können neue Rechnungsgruppen angelegt werden.

Beziehungsweise bestehende Rechnungsgruppen bearbeitet werden.

Im Rechnungsgruppendetail können folgende Informationen hinterlegt werden

Feldname
Funktion
Name ist der Name der Rechnungsgruppe
Intervall sooft wird die Rechnung verschickt (z.B. alle 12 Monate)
Adressgruppe
Rechnungsvorlage Nummer der Rechnungsvorlage
Rechnungsdatum (Tag) Tag an dem die Rechnung verschickt wird (z.B. 1. des Monats; 15. des Monats)
Ab ab wann es gültig ist, dass die Dauerrechnung verschickt wird
Versand
Dauerrechnungen

Dauerrechnungen erstellen

Um eine Dauerrechnung zu erstellen klickt man zuerst auf Dauerrechnungen

Wurde bei der Rechnungsgruppe eine Adressgruppe hinterlegt, dann werden alle Adressen, die in dieser Gruppe hinterlegt sind automatisch bei der jeweiligen Rechnungsgruppe vorgeschlagen

Durch klick auf > wird das Datum und der Intervall gespeichert

Wurde bei einer Rechnungsgruppe keine Adressgruppe zugewiesen, kann man manuell Personen/Lieferanten der jeweiligen Rechnungsgruppe zuweisen

Durch Doppelklick auf die Spalte ab beim jeweiligen Kunden können einige Felder bearbeitet werden

Feldname
Opt.
 Funktion
Intervall hier gibt man ein in welchen Intervall die Rechnung verschickt werden soll
Ab hier gibt man ein, ab welchem Monat die Rechnung in den zuvor ausgewählten Intervall verschickt werden soll
Pos.-Beträge hier können die Rechnungspositionen von der Rechnungsvorlage geändert werden z.B. ist der Intervall auf alle 2 Monate gestellt und soll dann eine Miete gleich zweimal verrechnet werden kann man nun "1=675;menge1=2" eingeben. Das heißt: der Rechnungsbetrag auf der Rechnungsposition 1 soll auf 675€ geändert werden und die Menge auf Rechnungsposition 1 soll auf 2 geändert werden (2=für 2 Mieten)

Durch einen klick auf N wird die jeweilige Rechnung erstellt

Durch klick auf z.B. 04/22 werden alle Rechnungen der Rechnungsgruppe für dieses Monat erstellt

Nun kann man durch klick auf □ die Rechnung auf bezahlt setzen und auf RE kann man die jeweilige Rechnung einsehen

Möchte man die Rechnung auf bezahlt setzen, erscheint ein weiteres Feld, indem man noch das Datum eingeben muss, wann die Rechnung bezahlt wurde

Danach mit Enter bestätigen

Danach erscheint das Datum, an welchen die Rechnung bezahlt wurde

WICHTIG: Man kann natürlich auch in der AR Übersicht die Rechnung auf bezahlt setzen. Hier wird dann ebenfalls das Datum automatisch eingetragen

Wenn eine Zeile rot markiert wird heißt das, dass sich die Person/der Lieferant nicht mehr in der Adressgruppe zugeordneteten Rechnungsgruppe befindet

Um eine Person/einen Lieferanten aus der jeweiligen Rechnungsgruppe zu löschen, klickt man mit einem Doppelklick auf die Person/den Lieferanten. Danach wird ein weiteres Feld angezeigt, hier nochmal mit Enter bestätigen. Danach wurde die jeweilige Person/der jeweilige Lieferant aus der Rechnungsgruppe gelöscht.

Sammeldruck

Durck Klick auf Sammeldruck erscheinen alle Monate in denen Ausgangsrechnungen angelegt wurden. Wählt man ein Monat aus und klickt darauf wird automatisch ein PDF mit allen Rechnungen erstellt. Somit werden auch alle Ausgangsrechnungen die noch nicht versendet wurden auf versendet gesetzt.

Sobald dies durchgeführt wurde, sieht man in der Übersicht, dass die Rechnungen nun nicht mehr "rosa" hinterlegt sind.

Rechnung stornieren

Um eine Rechnung stornieren zu können, wählt man zuerst die jeweilige Rechnung über B aus.

Danach klickt man einfach auf Rechnung stornieren

Rechts im Schirm kann man nun das gewünschtes Datum des Stornobeleges erfassen (wenn man das Rechnungstorno z.B. noch im Vormonat haben möchte)

Im unteren Feld sieht man nochmals die zu stornierende Rechnung.

Danach klickt man auf Rechnung stornieren

Nun wurde eine Storno erzeugt

Die stornierte Rechnung wird in der Übersicht nun kursiv dargestellt.

Übersicht Verkauf

Auf Übersicht verkauf erhält man eine Liste aller Verkäufe.

In der ersten Zeile kann nach einem beliebigen Zeitraum gefiltert werden (z.B. Datum, KW, Zeitraum):

In der zweiten Zeile kann nun entweder nach vorgewählten Arten,

Adressgruppen,

Kunden,

oder nach Artikeln gefiltert werden.

Nun klickt man auf Übersicht Verkauf und erhält somit eine Liste aller Verkäufe von dem zuvor ausgewählten Zeitraum.

AR aus Auftrag erstellen

Um Kosten eines Auftrages einer Rechnung zuzuordnen, muss man zuerst der Rechnung einen Auftrag zuordnen:

Nun erscheinen 2 weitere Felder in der AR:

Hier wählt man nun den jeweiligen Auftrag aus:

Nun kann man Kosten und/oder Arbeitszeiten der Rechnung zuordnen.

Zeiten:

Wählt man hier Zeiten aus, erscheinen alle Zeiterfassungseinträge die diesem Auftrag zugeordnet wurden:

Hier kan man alle auswählen, die bei der AR hinzugefügt werden sollen:

In der Summenzeile erhält man eine Gesamtsumme der abgerechneten Arbeitszeiten. Danach wählt man einen Artikel aus (hier ist es sinnvoll sich zuvor einen Artikel für "Arbeitszeit" anzulegen → Artikel anlegen) und klickt auf Position hinzufügen.

Nun wurden die Zeiten der AR hinzugefügt. Unten im Schirm erhält man dann noch eine Übersicht über die zugeordneten Zeiten:

Kosten:

Um Kosten zu einer AR zuzuordnen, müssen die Eingangsrechnungen einen Auftrag zugeordnet sein → Auftrag einer ER zuordnen

Nun wählt man wieder einen Auftrag aus:

Unter Kosten sieht man nun alle Kosten die zuvor einer ER zugeordnet wurden:

In der Zeile "Aufschlag" kann noch ein Aufschlag dazugerechnet werden. Danach wählt man wieder einen Artikel aus (hier ist es sinnvoll sich zuvor einen Artikel für die Kosten anzulegen → Artikel anlegen) und klickt danach auf Position hinzufügen:

Dachorganistationen

Was ist eine Dachorganistaion?
Diese wird dazu verwendet um Lieferscheine beispielsweise an die Filialen auszustellen, die Rechnung jedoch wird an die Dachorganisation/Zentrale ausgestellt. Beim E-Mail-Versand wird die Rechnung ebenalls an die E-Mail Adresse der Dachorganisation geschickt.

Konfigeinträge:
adressen_adresse = True (Schaltet Feld "Dachorganisation in der Adresse frei)
adressen_adressen_sync = True (Bewirkt dass die Preisebene der Dachorganisation automatisch bei den Filialen übernmmen werden.)
Koniguration Formulare/Rechnung/belege_ar_lieferadresse = true (Bewirkt das die Lieferadresse auf die Rechnung gedruckt wird)
Beispiel Dachorganisation:



Beispiel Filiale:



Rechnungsbeispiel: