Modul Buchhaltung

Kontenplan

Kontenplan

neue Konten anlegen

Um ein neues Konto anlegen zu können muss man als erstes auf Kontenplan klicken

Nun kann man das gewünschte Konto anlegen - im Feld wird der Name eingegeben

Feldname
Opt.
 Funktion
Konto 3 oder 4 stellige Zahl
Name Name des jeweiligen Kontos
Kontengruppe Konto kann einer Kontogruppe zugeordnet werden
Steuercode hier kann der Steuercode ausgewählt werden; wenn mann diesen als "fix" (Kässtchen nebenbei) markiert, wird jede Buchung die mit einem anderen Steuercode gebucht wird rot markiert
MwSt-Satz hier kann man den jeweiligen Steuersatz auswählen; wenn mann diesen als "fix" (Kässtchen nebenbei) markiert, wird jede Buchung die mit einem anderen Steuersatz gebucht wird rot markiert
Darlehenskonto
UVA Info
Kontenplan

Kontenplan importieren

Um einen Kontenplan importieren zukönnen, muss man als erstes die jeweilige Datei als CSV-Datei abspeichern.

Wichtig:

Beispiel fertige Import-Datei: (Wichtig: Jede Datei benötigt eine Überschriftszeile)

Um nun die abgespeicherte Datei importieren zu können muss mann auf importieren klicken

Nun wird ein weiteres Fenster angezeigt, wo man nochmal bestätigt, dass die ausgewählte Datei hochgeladen werden soll

Nun sind die Konten importiert worden.

Die einzelenen Konten können auf B bearbeitet werden

Kontenplan

Kontenplan Export

Hier können mit Export 1 Personenkonten und mit Export 2 Kontenpläne also CSV-Datei exportiert werden.

Kontenplan

Übersicht Buchungen/Information

Um eine Übersicht der Buchungen zu erhalten klickt man auf i

Hier erhält man nun eine Übersicht aller Buchungen von dem jeweiligen Konto von dem aktuellen Jahr

Rechts im Schirm werden alle Buchungen summiert:

Wird eine Kostenrechnung (Aufträge) verwendet erfolgt die Summierung von den Aufträgen, ansonsten nach Text

Auf < > kann man zwischen den Jahren blättern

Auf alle Jahre werden alle Jahre in der Übersicht angezeigt

Klickt man auf AR oder ER kann man die jeweilige Rechnung dazu einsehen

Durch klick auf eine Kontonummer, kann man die Übersicht des jeweiligen Kontos einsehen

Daten holen

Daten holen

Ausgangsrechnung

Um Ausgangsrechnungen verbuchen zu können muss man zuerst auf Daten holen klicken, damit man die Rechnungen im Modul sehen kann.

Wenn man nun neue Ausgangsrechnungen im Model AR erfasst und diese als versendet markiert sind wird Daten holen erneut angezeigt und man kann somit die neuen Rechnungen in die Buchhaltung hinzufügen:

Allgemeine Informationen:

Feldname
Funktion
Datum Datum der Ausgangsrechnung
NR. Rechnungsnummer
Betrag Rechnungsbetrag inkl. MwSt.
MwSt Mehrwertsteuersatz in %
Netto Rechnungsbetrag exkl. MwSt
Steuer Betrag Merwehrtsteuer
Steuercode hier kann man den jeweiligen Steuercode auswählen
Konto Kunden oder Lieferrantenkonto
G-Konto Buchhaltungskonto
Auftrag Saldenliste kann nach Auftrag gefiltert werden
Text hier kann man sehen wobei es sich bei der Rechnung handelt; der Text kann individuell eingegeben werden
Daten holen

Eingangsrechnung

Um Eingansrechnungen verbuchen zu können muss man zuerst auf Daten holen klicken, damit man die Rechnungen im Modul sehen kann.

Wenn man nun neue Eingangsrechnungen im Model ER erfasst und diese als versendet markiert sind wird Daten holen erneut angezeigt und man kann somit die neuen Rechnungen in die Buchhaltung hinzufügen:

Allgemeine Informationen:

Feldname
Funktion
Datum Datum der Ausgangsrechnung
NR. Rechnungsnummer
Betrag Rechnungsbetrag inkl. MwSt.
MwSt Mehrwertsteuersatz in %
Netto Rechnungsbetrag exkl. MwSt
Steuer Betrag Merwehrtsteuer
Steuercode hier kann man den jeweiligen Steuercode auswählen
Konto Kunden oder Lieferrantenkonto
G-Konto Buchhaltungskonto
Auftrag Saldenliste kann nach Auftrag gefiltert werden
Text hier kann man sehen wobei es sich bei der Rechnung handelt; der Text kann individuell eingegeben werden
Daten holen

Konten, Kassen & Kreditkarten

Um die Bank verbuchen zu können muss man zuerst auf Daten holen klicken, damit man die Rechnungen im Modul sehen kann.

Allgemeine Informationen:

Feldname
Funktion
Datum Datum der Buchung
NR. Belegnummer
OP abgestatteter Beleg
Betrag Betrag inkl. MwSt.
Skonto
MwSt Mehrwertsteuersatz in %
Netto Betrag exkl. MwSt
Steuer Betrag Merwehrtsteuer
Steuercode hier kann man den jeweiligen Steuercode auswählen
Konto Buchhaltungskonto
G-Konto Kassa oder Bankkonto
Auftrag Saldenliste kann nach Auftrag gefiltert werden
Text Bezeichnung; Text kann individuell angepasst werden
Daten holen

Import zurücksetzen AR, ER, Bank

Um den Import der Daten zurücksetzen zu können muss man auf Import zurücksetzen klicken

Dies wird dazu verwendet, wenn man die Daten im ERP-System nochmal bearbeiten möchte.

WICHTIG: Funktioniert nur, wenn die Daten noch nicht in ein externes Buchhaltungsprogramm exportiert worden sind

Nun kann man entweder nur einzelne Zeilen löschen durch klicken auf X neben der jeweiligen Zeile oder gleich das ganze Monat löschen durch klicken auf Import von 2022-01 zurücksetzen

Modus `kontieren´ aktivieren/verlassen

Dieser kann dazu verwendet werden um sich einen Filter zu setzen, damit man mit dem Tabulator nur noch auf die gewünschten Felder springt, die man bearbeiten möchte.

Durch einen klick auf Modus kontieren aktivieren erscheinen unten im Schirm die Felder die man dazu auswählen kann.

Hat man die gewünschten Felder ausgewählt, aktualisiert man die Seite mit "F5". Wenn man nun mit dem Tabulatur arbeitet, springt dieser automatisch nur noch auf die gewählten Felder.

Klickt man auf Modus kontieren verlassen wird der Filter wieder aufgehoben.

AR/ER/Bank verbuchen

AR/ER/Bank verbuchen

AR/ER verbuchen

Wenn die Daten geholt wurden, kann man den einzelnen Zeilen nun ein Konto zuweisen, auf welches die Rechnungen verbucht werden sollen

Durch einen Klick auf das Konto wird ein weiteres Fenster geöffnet, in dem man nun alle Konten sieht die bereits angelegt sind

In dem Suchfeld über den Konten, kann man nun gleich nach einer bestimmten Kontonummer suchen bzw. den Namen des bestimmten Kontos eingeben. Durch bestätigen mit "Enter" oder durch klicken auf die Kontonummer wird das Konto in den Buchungssatz übernommen.

Möchte man die jeweilige Rechnung nochmal einsehen, um zu wissen, worum es sich bei der Rechnung gehandelt hat, muss man als erstes die jeweilige Zeile markieren, von der man eine Info sehen möchte. Diese Zeile wird nun gelb unterlegt. Danach klickt man oben im Schirm auf Infofenster öffnen.

Es wird ein weiteres Fenster geöffnet, wo man nun die Infos bzw. die Rechnung einsehen kann.

Danach kann man den Text noch beliebig der Buchungszeile anpassen. (Der Text der bereits in der Zeile steht, wird vom Programm automatisch übernommen - ist immer der Name von dem jeweiligen Kunden/Lieferanten)

AR/ER/Bank verbuchen

Splittbuchung

Um eine Splittbuchung machen zu können, stellt man sich auf die jeweilige Zeile die man gerne gesplittet haben möchte und klickt auf den "Betrag"

Danach erscheint ein neues Fenster, in das man nun den Betrag eingibt der einzeln verbucht werden soll. Danach mit Enter bestätigen.

Nun wurde die Buchung auf zwei Zeilen aufgesplittet und kann nun verbucht werden

Möchte man die Splittbuchung wieder Rückgänig machen muss darauf geachtet werden, dass Konto, G-Konto, Steuer und Steuercode in beiden Zeilen gleich sind

Danach klickt man wieder auf Betrag und gibt "0" ein

Die Buchung wird somit wieder zu einer Zeile zusammengefasst

AR/ER/Bank verbuchen

Kassa, Bank, Kreditkarte verbuchen

Hat man eine AR für einen Kunden erstellt kann man nun in der Buchungszeile auf OP klicken und nun die richtige Rechnung dazu auswählen, so wird diese der Buchungszeile zugeordnet und verbucht.

So werden die Konten automatisch zugewiesen

Hat ein Kunde zwei Ausgangsrechnungen erhalten, diese aber zusammen bezahlt, klickt man nun in der Zeile wieder auf OP und wählt nun zuerst eine Rechnung von den beiden aus, danach klickt man nochmal auf OP und wählt die zweite Rechnung aus

Somit wird die Buchungszeile aufgesplittet und der Kontoeingang auf die einzelnen Rechnungen verbucht

Wenn man einer Gutschrift eine Rechnung zuordnen möchte muss man mit "F2" die OP-Liste öffnen um auch die Gutschriften sehen zu können.

Mit "F3" werden alle Rechnungen/Gutschriften von Lieferanten angezeigt.

Nun werden auch alle Rechnungen mit "Minus" Beträgen angezeigt

Hat man die jeweilige Rechnung ausgewählt wird diese Zeile nun auch wieder automatisch verbucht

Bei Kassen und Bank kann auch manuell eine MwSt erfasst werden

Die Bearbeitung von Steuercode, Konto, Auftrag und Text ist genau gleich wie bei AR und ER

Saldenliste

Um zur Saldenliste zu gelangen drückt man auf Saldenliste

Klickt man auf i kommt man zur Übersicht des jeweiligen Kontos (Übersicht Buchungen/Saldenliste)

Auf < > kann man zwischen den Jahren blättern

Wählt man einen Auftrag aus, werden nur noch Buchungen angezeigt die diesem Auftrag zugewiesen sind

OP-Liste

Hier werden alle nicht abgestatteten ER und AR angezeigt, die in den jeweiligen Modulen auf bezahlt gesetzt wurden, dies dient vorallem zur Übersicht

Auf X kann man die einzelnen Rechnungen entfernen

Überblick auf den Konten behalten

Im Modus i wird standardmäßig eine Summierung per Buchungszeile nach Text angezeigt. Sind bei einer oder mehreren Buchungzeilen mehrere Zeilen zugeordnet, erfolgt die Summierung nach Auftrag.

Alternativ kann auch manuell abgestattet werden:

Rechts im Schirm erhält man eine Übersicht, über alle nicht abgestatteten Zeilen:

Nun kann man im darunterliegendem Feld einen Teil, der Zeile, die abgestattet werden soll einfügen:

Nun wurden alle Zeilen abgestattet und kursiv hinterlegt:

Durch einen Klick auf eine beliebige Zeile werden alle dazugehörigen Zeilen rot markiert, so kann man sehen welche Zeilen zusammengehören:

Möchte man die Zeilen händisch abstatten bzw. zu schon abgestatteten Zeilen noch weitere hinzufügen, klickt man mit einem rechts Klick auf die Zeilen, die zusammengehören:

Nun können noch Aufträge zugeordnet werden, hierfür klickt man auf den "Pfeil":

Danach wählt man den gewünschten Auftrag aus:

Nun wurde der Auftrag zugeordnet:

Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen

Möchte man Daten in ein externes Buchhaltungsprogramm übernehmen, so muss man zuerst einmal die Schnittstelle konfigurieren

Aktuelle Schnittstellen:

Wenn man auf exportieren klickt werden die aktuell angezeigten Daten links im Schirm exportiert. Es wird eine Import-Datei erstellt und automatisch an den aktuell angemeldeten Benutzer verschickt

Der Export funktioniert nur, wenn alle Daten richtig verbucht worden sind.

Sobald die Daten exportiert worden sind werden die Zeilen grau hinterlegt, somit können diese auch nicht mehr geändert werden. Die Zeilen die noch nicht exportiert sind bleiben weiß hinterlegt.

Regeln anwenden/bearbeiten

Regeln anwenden/bearbeiten

allgemeine Verwendung der Regeln

Mit diesem Tool kann man sich Regeln anlegen um sich das buchen der wiederkommenden Zahlungen zu vereinfachen wie z.B. Gehälter, Mieten, Strom,...

Dazu klickt man zuerst auf Regeln bearbeiten

Im nächsten Schirm wählt man zuerst aus ob die Regel für AR, ER oder für die Bank angewendet werden soll

Danach klickt man auf B

Nun können alle Felder manuell ausgefühlt werden um somit eine Regel zu erstellen

z.B.

Hier wird nun z.B. der jeweilige Text mit Prozentzeichen eingefügt; wurde beim ersten Feld z.B. IBAN ausgewählt, wird nun der IBAN eingefügt

in den unteren Feldern können jetzt noch weitere Filter gesetzt werden

z.B.

in der zweiten Spalte "DANN" kann nun ein Konto ausgewählt werden, auf das der Buchungssatz verbucht werden soll, wenn er die Punkte in der Spalte "WENN" erfüllt.

Wenn man nun wieder auf AR,ER oder Bank klickt (je nachdem für was die Regel angelegt wurde) und danach auf Regeln anwenden klickt, werden nun die Buchungssätze automatisch verbucht, für diese die Regel abgestimmt wurde

Nun wurde automatisch das richtige Konto hinterlegt

Regeln anwenden/bearbeiten

Verbuchung von Bankomat

Um die Bankomat-Buchungen automatisch verbuchen zu können, kann man sich einige Regeln dazu anlegen:

ACHTUNG: Bitte beachte, dass hier mit Beispieldaten gearbeitet wird. Daher können die Daten in deinem Programm anders aussehen. Begriffe müssen dann z.B. angepasst werden - hierbei helfen wir dir gerne!

Insgesamt werden 3 Regeln benötigt, damit die Bankomat-Buchungen in Zukunft gleich automatisch verbucht werden

1. Regel:

Hier wählt man nun KK (Konten/Kassen) aus und klickt auf B

Im nächsten Feld wählt man nun die Bank aus, damit die Regel nur in der Bank angewendet wird

Nun werden die Felder wie folgt ausgefüllt:

Die Buchung soll nun aufgesplittet werden auf den Betrag von dem Bankomat und die Bankomatspesen. Dazu wird im Feld (siehe Bild) zuerst "split" eingesetzt. Danach wird folgendes eingesetzt:

Das -1 wird eingetragen, damit diese Regel als erstes angewendet wird

2. Regel:

Nun wird noch eine Regel benötigt zur richtigen Verbuchung der Bankomat Zeile, diese wird wie folgt eingegeben:

3. Regel:

Nun wird noch eine Regel benötigt zur richtigen Verbuchung der Zeile mit den Bankomat Spesen, diese wird wie folgt eingegeben:

Wenn man danach auf Regeln anwenden klickt, werden die Buchungszeilen automatisch umgeändert

Diese Zeilen werden nun in Zukunft für jedes weitere Monat gleich automatisch verbucht.

UVA

Auf UVA kann man die jeweilige UVA einsehen

Rechts im Schirm kann man nun auswählen für welches Quartal man die UVA sehen möchte. Möchte man die UVA monatlich sehen, muss dies seperat eingestellt werden.

Linke Spalte = Bemessungsgrundlage

Rechte Spalte = Steuer

Kickt man auf UVA fixieren wird die aktuelle UVA gespeichert. Alle Belege die nun zu einem späteren Zeitpunkt erfasst werden, werden automatisch der nächsten UVA zugewiesen.